Üdvözlünk a Microsoft 365 új felhasználói között!
A jelenlegi hivatkozásgyűjteménnyel és segédletekkel szeretnénk a még ismeretlen vagy nem egyértelmű kifejezéseket, folyamatokat bemutatni. Reméljük hasznosnak találod az itt található anyagokat, és a segítségedre lesznek!
Hogyan is fog zajlani az átállás?
Kollégáink kellő részleteséggel el fogják magyarázni az átállás lépéseit. Az alábbi egyszerűsített folyamatábra a megértést segíti.
Alapvető fogalmak a felhős átálláshoz
A Microsoft 365 levelezését sokszor több névvel illetik, mint például Office365, O365, M365, vagy szakszerűbben Exchange Online.
Webes levelezés: Webmail, másnéven OWA (Outlook Web Access) egy olyan felület, ahol a leveleket bármikor, bárhol online elérheted levelezőprogram használata nélkül. A webes levelezés elérhetősége: https://portal.office.com vagy https://outlook.office.com.
| Megnevezés | Magyarázat | Példa | Jellemző használat |
| Felhasználói postafiók | Egy postafiók, amit egy személy használ. A postafiókban találhatóak a levelek naptárbejegyzések, feladatok, kontaktok, és további fontos elemek. | nagy.peter@coresystems.hu | Minden dolgozó kap egy saját postafiókot. |
| Osztott postafiók | Postafiók, amit csoportmunkára terveztek. Hozzáféréshez saját licencelt fiók szükséges, de maga a fiók nem licenc köteles. | ertekesites@coresystems.hu | Azonos munkakörben, projektben használják, illetve kilépő kollégák levelezését így lehet licenc nélkül elérhetővé tenni. |
| Terjesztési lista | Egy olyan e-mail cím, ami továbbítja a tagoknak a rá érkező leveleket. Az ide küldött levelek mindenkinek a saját fiókjába érkeznek. | informacio@coresystems.hu | Információk fogadására, jellemzően egyirányú kommunikációra használt csoport. Amikor egy partner, vagy vásárló szeretné felvenni a kapcsolatot a cég egy részlegével. |
| M365 csoport | Osztott postafiók kibővített funkcionalitással. Cégen belüli és kívüli együttműködési lehetőség: csoportos email, megosztott munkatér beszélgetésre, fájlok megosztására és közös naptárra. Teams integráció. | partner1@coresystems.hu | Partnerrel történő kapcsolattartás egyik formája. |
| Helyiség-postaláda | Erőforrás postafiók, amivel naptárban jelölhetjük a helyiségek foglaltságát. Ilyen lehet pl. konferencia terem, meeting room. Jóváhagyáshoz köthető, nem licenc köteles. | targyalo1@coresystems.hu | Tárgyalók foglalására, és adminisztrálására tervezett postafiók. |
| Eszköz-postaláda | Erőforrás postafiók, ami nem helyiség specifikus, mint egy projektor, laptop vagy céges autó. Jóváhagyáshoz köthető, nem licenc köteles. | opel@coresystems.hu | Eszközök foglalására, adminisztrálására tervezett fiók. |
Többtényezős hitelesítés: A többtényezős hitelesítés egy biztonsági beállítás, amely segít a postafiók megóvásában. Ezt úgy kell érteni, hogy a jelszó mellett még egy további védelmi vonal is védi a fiókot, amelyet egy telefonra letölthető hitelesítő alkalmazás biztosít a legtöbb esetben. A szolgáltató tapasztalatai alapján több mint 99.9% hatékonysággal állítja meg az általános identitás alapú támadásokat. A szolgáltatás ingyenes, erősen javasolt a bekapcsolása! További részletes „lépésről lépésre” leírások és magyarázat a https://coresystems.hu/mfa oldalon olvashatóak.
Miért érdemes használni?
Nagyon sok információt, dokumentumot online tárolunk, mert kényelmes és könnyen hozzáférhető. Az internetes támadások és csalások egyre kifinomultabbak, gyakoribbak, nehezebb ellenük védekezni. Vannak az üzleti életben olyan kritikus szektorok, – itt talán a legjobb példa a bank – ahol elkerülhetetlenné vált ennek a funkciónak a bevezetése, mert a pénzünkről van szó, amit biztonságban szeretnénk tudni. Bizonyos üzleti területeknél kötelező megfelelni a szabályozásoknak, mint például GDPR, HIPAA. Ezek szigorú előírásokat határoznak meg hogyan szükséges védeni az ügyfelek adatait és az esetleges kockázatokat mérsékelni. Gondolhatunk arra, hogy erős, hosszú jelszót használunk, ami nem tartalmaz személyes adatot, így ezt a támadók biztosan nem fogják feltörni. A leggyakoribb sikeres támadási típusoknál (adathalászat), a támadók nem feltörik vagy kitalálják a jelszavakat. Mi adjuk meg nekik anélkül, hogy ennek a tudatában lennénk.
Biztonsági alapértelmezett beállítások (Security defaults): A beállítások használatával könnyebben és egyszerűbben lehet a cégünket megvédeni a támadások ellen. Aktiválásával egy sor beállítást végez el helyettünk a szolgáltató, egyik fő eleme a többtényezős hitelesítés.
Kinek nem ajánlott a beállítás?
- Ahol nem lehetséges kivétel nélkül minden fiókon beállítani a többtényezős hitelesítést
- Ahol prémium vagy nagyvállalati licenceket használnak
Szolgáltatás leírása informatikai szakembereknek.
Korlátozások és limitek
Átállás korlátai (IMAP típusú migráció esetén)
| Megnevezés | Leírás | Megjegyzés |
| Mozgatásra kerülő postafiók mappák | Beérkezett, elküldött üzenetek, törölt elemek | Csak a forrás szerveren található mappák és tartalmuk |
| Automatikus kiegészítés | Egy címzett begépelésének elkezdése esetén automatikusan felajánlja, kiegészíti a teljes címet. | Egyedi megbeszélést igényel, központilag nem lehet átmozgatni. |
| Aláírás | Levelezéshez használt aláírás a levelek végén. | Egyedi megbeszélést igényel, egységes aláírásra külön kiegészítő megoldásokat tudunk ajánlani. |
| Kontaktok | Levelező programban felvett kollégák, partnerek címei. | Kiegészítő szolgáltatásként igényelhető, postafiókonként. |
| Naptár bejegyzések | A naptárban létrehozott bejegyzéseket központilag nem tudjuk átmozgatni. | Kiegészítő szolgáltatásként igényelhető, postafiókonként. |
| Feladatok | A levelezésben létrehozott feladatokat központilag nem tudjuk átmozgatni. | |
| Méretkorlát feletti elemek | A 35 MB-nál nagyobb leveleket a migrációs folyamat nem tudja átmozgatni. | Kiegészítő szolgáltatásként igényelhető, egyedi konzultációt igényel. |
| Archívált levelezés | A számítógépen tárolt archív (pl. PST) levelezést az automatizált folyamat nem tudja átmozgatni. | Kiegészítő szolgáltatásként igényelhető, egyedi konzultációt igényel. |
| Szabályok | A levelezési szabályokat a rendszer nem tudja átmásolni. | Kiegészítő szolgáltatásként igényelhető, egyedi konzultációt igényel. |
| Darabszám | Maximálisan 500 000 darab elemet lehet átmozgatni egyetlen postaládából. | Tartalom szétbontással, egyedi megoldással áthozható. |
| Fiók méret | 50 GB -ot nem haladhatja meg egy fiók mérete | Tartalom szétbontással, egyedi megoldással áthozható. |
| Forrás oldal hiábáiból eredő hibák | A forrás oldalon már hibásan tárolt elem. | Ritkán de előfordulhat, hogy a forrás oldalon már hibásan van tárolva pár elem. Ezeket nem tudjuk átvenni. Először javítani szükséges a forrás oldalon, vagy egyedi megoldással átvenni! |
| Osztott postafiókba közvetlenül nem lehetséges migrálni adatokat! | Egyedi megbeszélést igényel, ha az átállás után lehetséges ilyen típusú fiókra történő átállás. | |
| M365 típusú csoportba közvetlenül nem lehetséges migrálni adatokat! | Egyedi megbeszélést igényel, ha az átállás után rögtön ilyen típusú csoportra, és visszatöltött adatokra van szükség! | |
Szolgáltatás korlátai (Exchange Online)
| Megnevezés | Magyarázat | Megjegyzés |
| Fogadási limitek | 3600 üzenet / óra | |
| Fogadási limit egyetlen küldőtől | 33%-a a fogadási limitnek / óra | |
Küldési limitek | Cégen belüli terjesztési listának küldött üzenet egyetlen üzenetnek számít, a lista tagjainak számától függetlenül. | |
| Üzenetek száma | 10,000 címzett / nap | Ha ennél nagyobb volumenű levélforgalom megy át egy fiókon, egyeztetni szükséges hírlevélküldő megoldásokról! |
| Címzettek száma | 1,000 címzett / levél | A címzett, másolatot kap és titkos másolat mezőkben szereplő címzettek együttes maximális száma, egyetlen levélben. |
| Üzenet kiküldés gyakoriság | 30 üzenet / perc | A felhasználók nem érzékelik. Rendeltetésszerű használat mellett nem jelenthet problémát. Ha 30-nál több levelet küldenénk egy percen belül, akkor a rendszer automatikusan késlelteti a kiküldést. |
Gyártói részletes dokumentáció (csak angol nyelven): Exchange Online limits
Régebbi Office verziók támogatása
Az aktuálisan támogatott régebbi Office verziók a szolgáltató oldalán (csak angolul) tekinthetőek meg. Jelenleg (2023. II. féléve)
| Office verzió | Támogatás időtartama |
|---|---|
| Microsoft 365 Apps | Támogatott, amíg a folyamatos frissítés megoldott. Az aktuális verziók itt megtalálhatóak: támogatott verziók. |
| Office LTSC 2021 | 2026. október 13. |
Az Office 2019 és az Office 2016 támogatása 2023. október 10-én lejárt!
A régebbi verziókkal lehet csatlakozni, és használni az Office365 szolgáltatásait, de ez nem támogatott. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a régi Office verziók elképzelhető, hogy nem tudják használni az új megjelenő funkciókat. Ezen felül idővel váratlan hibákhoz, lassulásokhoz és problémákhoz vezethetnek.
Leírások, segédletek
OneDrive: a felhőben lévő tárhely
A OneDrive egy olyan program, alkalmazás amivel feltöltheted a dokumentumaid és fájljaidat a felhőbe. Ezután bármilyen eszközöddel szinkronizálhatod, legyen az mobil eszköz, telefon, vagy irodai számítógép. Biztonságban tudhatod a dokumentumaid. Amit ide feltöltesz nem fog eltűnni, ha az adott eszközöd megsérül, elveszik. Támogatja a csoportmunkát, a dokumentum és fájlmegosztást, történjen ez cégen belül, vagy partnerekkel. Használatával az Office programokkal magasabb funkcionalitást lehet elérni. Egyszerre többen lehet egy időben ugyanazon a fájlon dolgozni, véleményezni, kollégákhoz feladatot rendelni, módosításokat lekövetni, különböző verziókat kezelni. Összegyűjtöttünk pár leírást ami segíthet az elindulásban:
Teams: a csapatmunka új központja
A Teams egy új Microsoft365 rendszerében elérhető csoportmunka alkalmazás. Kivált(hat)ja rengeteg alkalmazás használatát. A cégen belüli levelezés elhagyható, egyszerűbb és gyorsabb a kommunikáció. Kiváltható használatával a fájlmegosztás, a telefonhívás, vagy akár egy több fős megbeszélés. Partnereket hívhatunk meg közös munkára, az Office dokumentumokat közvetlenül Teamsen belül tudjuk megnyitni, szerkeszteni! Rengeteg felfedezésre váró alkalmazás érhető el egyedi igényeinkre szabva, legyen az munkaidő beosztás, közös naptár, vagy csak egy egyszerű szavazás. Összegyűjtöttünk pár leírást ami segíthet az elindulásban:
Outlook: Microsoft 365 újdonságok
A lenti cikkek (nagyrészt) az Office365 által nyújtott új szolgáltatásokra fókuszálnak amit egy „hagyományos” régebbi levelezőrendszer nem tud nyújtani.
Levelezőrendszer-váltás után
Sikeres migráció, átállás után, az esetlegesen régebb óta ismerős Outlook is bővülni fog új funkciókkal.
Az egyik ilyen új funkció a „szűrt levelek” (focused inbox). Ez egy új szolgáltatás, ami segíti rendszerezni a leveleket, és a beérkezett üzenetek egy részét átrakja a „szűrt” nézetbe, amit kevésbé fontosnak ítél a használati szokásaink alapján. Emiatt fordulhat elő, hogy egy levelet például nem találunk, pedig megkaptuk. Szűrt levelek kikapcsolása, megismerése segédlet.
A váltás után el fog tűnni az automatikus kiegészítési listánk. Ezt a központi folyamat nem tudja magával hozni. Az alábbi leírás (haladó szint) segíthet a régi adatok mozgatásában.
Osztott postafiókok esetében az elküldött üzenetek nem kerülnek be az elküldött levelek közé! A rendszert működését így tervezték, de ezen lehet módosítani. A kérést az informatikus kolléga, vagy cégünk tudja elvégezni. Segédlet informatikai szakembereknek.
További segítség
További kérdéseid vannak, hiányzik egy leírás, csoportos oktatást, vagy egyedi konzultációt szeretnél? Cégünk készséggel ajánlj különböző oktatási- képzési formákat, a kiscsoportos egyedi konzultációtól a nagyobb előadásokig.
Meglévő Core Systems Office 365 Help Desk portál hozzáférés esetén igényként jelezhető.
Alapvető licencek
Az itt bemutatott licencek a leggyakrabban használt termékek. Az egyes termékek nevére kattintva további információk és árak is láthatóak. Az itt nem látható, esetlegesen hiányzó funkciókról kollégáinktól kérhet felvilágosítást.
| Önálló termékek, kiegészítők | Kisvállalati csomagok | Nagyvállalati csomagok | |||||||||
| Termék neve | Exchange Online 1 | Exchange Online 2 | Archiválás (kiegészítő) | Defender for Office365 | M365 Apps for business | M365 Business Basic | M365 Business Standard | M365 Business Premium | Office 365 E3 | M365 E3 | |
| Nyújtott szolgáltatások | Csak levelezés | Csak levelezés, akár korlátlan* tárhellyel | Exchange Online P1-hez kiegészítő* | Levelezés kiegészítő védelem: Biztonságos mellékletek Biztonságos linkek Megszemélyesítés elleni védelem Emelt szintű adathalászat védelem. | Telepíthető Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive (1 TB). Limitek: 5 mobil/tablet/PC vagy Mac. Nem tartalmaz levelezést! | Levelezés, SharePoint, OneDrive (1 TB) | Levelezés, SharePoint telepíthető Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive (1 TB) | Business Standard-en felül:
Terminál szerveren is használható Office. | Nagyvállalati környezet. Levelezés, Sharepoint és terminál szerverre is telepíthető Office. | O365 E3 -on felül: Windows 11 Enterpise, Intune, Windows Hello, MS Defender for Endpoint | |
Méret [GB] | 50/50 | 100/100 Tovább bővíthető archívum lehetősége. | 0/50 Tovább bővíthető archívum lehetősége. | 50/50 | 50/50 | 50/100 Tovább bővíthető archívum lehetősége. | 100/100 | ||||
További információk a licencekkel kapcsolatban a https://m365maps.com oldalon olvasható angolul. Elérhető az összes licenc, összehasonlíthatóak a csomagban elérhető funkciók és az adott funkció leírása.
Komplexebb szolgáltatások
Az itt található példa szolgáltatás összetettebb, kiegészítésként érhető el. További szolgáltatásainkért forduljon bizalommal kollégáinkhoz! Minden esetben egy ilyen szolgáltatás bevezetése egyedi konzultációt igényel. Külön megbeszéléseket tartunk, ha valamelyik esetleg érdekes, vagy aktuális lehet a szervezetének.
Megtartási házirendek
A legtöbb szervezet (bizonyos méret felett) az elektronikus adatok kezelésében segítségre szorul. Az adatok méretének és komplexitásának növekedése miatt szükségük lehet egy rendszerező és karbantartó eszközre. Ebben tudnak segítséget nyújtani a megtartási házirendek.
A megtartási házirend egyik fő célja az adatok megőrzése, de használható régi, fölösleges adatok eltávolítására is. Három lehetőség közül lehet választani egy házirendben.
- Megadott időtartamig legyen megőrizve
- Örökké legyen megőrizve
- Törlés meghatározott idő után
Az archiválás abban segíti a felhasználót, hogy hosszabb távon megtartani kívánt leveleinek külön tárhelyet biztosít. A napi használatú postafiók így rendezettebb lehet, gyorsabban kereshetővé válik, és a mérete is várhatóan kisebb lesz, ami segíti a postafiók használatát a mobileszközökön.
Az eljárási visszatartás (Litigation hold) bekapcsolásával meg lehet őrizni a postaládában lévő összes tartalmat, beleértve a törölt elemeket is.
A visszatartás beállításánál meg lehet adni egy időtartamot (ami akár végtelen is lehet) meddig történjen a megtartás. A funkció használata kiterjed az archív postaládára is, ha be van kapcsolva.
